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個人情報保護方針

株式会社エムディシステム(以下「当社」と記す。)は高度情報通信社会において中核を担う情報サービス産業事業者の一員として、個人情報機密の重要性を役員、社員、協働作業者一人々々が認識し、その保護に全力をあげることによって個人の財産、権利を守ることを企業理念とします。

 

1.個人情報の適切な収集、利用、提供

当社は、情報サービス事業者として以下の業務

  1. コンピュータシステムの調査・研究・設計・開発・維持・運用
  2. コンピュータおよび周辺機器の販売
  3. ソフトウェアの輸入及び販売
  4. 労働者派遣事業
  5. 総務・人事業務

を遂行する上で必要な情報を、本人に利用目的を明らかにし、同意を得た上で収集します。

1)収集した個人情報は、その目的以外に利用せず、利用範囲を限定し適切に取り扱い、その措置を講じます。
2)収集した個人情報は、法令に基づく命令などを除き、本人の同意を得ることなく第三者に提供することはありません。
3)収集した個人情報を、第三者に提供する場合には十分な個人情報保護の水準を備える者を選び、契約等で保護水準を守るよう定めたうえで、指導等を行い適切に取り扱います。

 

2.個人情報安全対策の実施

当社は、個人情報の滅失・き損および漏洩や不正アクセスなどのあらゆる危険性に対して 合理的な安全対策および是正処置を講じます。
適切な個人情報の取り扱いと運用に関する具体的なルールを定めるとともに個人情報セキュリティ体制を確立かつ継続的に向上させます。

 

3.法令・規範の遵守

当社の役員、社員および協働者は個人情報の取扱いに関する法令、国が定める指針その他の規範を遵守します。

 

4.苦情・相談の対応

当社の個人情報取扱いに関する苦情・相談・問合せについては問合せおよび相談窓口を常設し、適切かつ迅速に対応します。

 

5.個人情報マネジメントシステムの継続的改善

当社は、社会が要請している個人情報保護が効果的に実施されるよう、適時・適切にマネジメントシステムを見直しその改善を継続的に推進します。

 

特定個人情報保護方針

株式会社エムディシステム(以下「当社」と記す。)は、個人番号および特定個人情報(以下、「特定個人情報等」と記す)の適正な取扱いの確保について組織として取り組むため、以下の通り基本方針を定めます。

 

1.関連法令・ガイドライン等の遵守

当社は、「行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律」,「個人情報の保護に関する法律」および「特定個人情報の適正な取扱いに関するガイドライン(事業者編)」その他国が定める指針等を遵守し、特定個人情報等の適正な取扱いを行います。

 

2.安全管理措置に関する事項

当社は、特定個人情報等の安全措置に関して「特定個人情報の適正な取扱いに関するガイドライン(事業者編)」の定めに基づき、社内規程を定め、特定個人情報等の安全を確保するために必要な措置を講じます。

[個人情報に関するお問合せおよび相談窓口]
住所:〒103-0027
東京都中央区日本橋3-13-11 油脂工業会館2階
株式会社エムディシステム 経営企画部
Mail:mds-privacy@md-s.co.jp

 制定日: 2006年10月20日
 改定日: 2022年4月1日
 
株式会社エムディシステム
代表取締役社長 佐藤 太樹

 

個人情報の取扱いについて

当社は、個人情報の保護に関する法律(以下「法」といいます)、国が定める指針及び「個人情報保護に関するマネジメントシステム要求事項(JISQ 15001:2017)」などに基づき、以下の事項を公表いたします。

 

1.個人情報取扱事業者の名称及び個人情報保護管理者

個人情報取扱事業者:株式会社エムディシステム
          〒103-0027
          東京都中央区日本橋3-13-11 油脂工業会館2階
          代表取締役社長 佐藤 太樹
個人情報保護管理者:経営企画部 代表取締役

 

2.個人情報の利用目的

当社は、コンピュータシステムの設計・開発・維持・運用を主とした事業活動に関して、個人情報を次の各項の目的達成に必要な範囲で取得し利用するものとします。

 

(1)開示対象個人情報

①当社役員、社員およびその家族の個人情報
・勤怠管理、給与支給、研修、人事・労務管理の履行、健康管理
・業務連絡、配布物の送付、非常時の連絡
・社内規程に定める各種手続き
・福利厚生サービスの提供および手続き
・お客様への技術者情報の紹介
・その他労務管理および当社業務の円滑な遂行

②採用活動時における応募者の個人情報
・当社の採用にかかわる情報提供、連絡、採否の検討および決定
・内定後の入社手続きにおける書類の提供、連絡
・その他の労務管理および当社業務の円滑な遂行

③退職者の個人情報
・手続き等における連絡、退職者からの問い合わせへの対応

④開示等の請求における本人および代理人の個人情報
・回答および問い合わせへの対応

 

(2)非開示個人情報

①お客様からの業務の委託を受けた情報
当社は、お客様からのコンピュータシステムの設計・開発・維持・運用等を委託されることに伴いお預かりする個人情報を、委託された業務の範囲において利用いたします。

②お客様あるいは委託先様との契約、問合せ等の取引に伴い提供を受けた情報
 当社は、お客様あるいは委託先様との契約、問合せ等の取引に伴い取得させて頂いた個人情報を、次の各項の必要な範囲において利用いたします。
その他、取引に伴い個人情報を取得させて頂く場合は個別に利用目的を明示します。
A).お客様等への技術者情報の紹介
B).お客様あるいは委託先様と当社との間で締結した契約の履行
C).お客様あるいは委託先様と当社との間の連絡

 

3.個人情報の第三者提供に関する事項

当社は、お客様あるいは委託先様等からお預かりした個人情報を適切に管理し、お客様、委託先様あるいは本人からの同意を得ることなく第三者に提供することはありません。但し、次の場合は除きます。

(1)法令に基づく場合
(2)人の生命、身体または財産の保護のために必要な場合であって、本人の同意を得る事が困難であるとき
(3)公衆衛生の向上又は児童の健全な育成の推進のために特に必要な場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき
(4)国の機関若しくは地方公共団体又はその委託を受けた者が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、本人の同意を得ることによって当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがあるとき
また、法第23条第5項各号に掲げる場合については、個人情報の提供に当たりあらかじめお客様等から同意を得るべき第三者には該当しないものとします。

 

4.個人情報の開示等の請求またはお問合せ等の申出先

当社が保有している個人情報について、利用目的の通知、開示、内容の訂正、追加又は削除、利用の停止、消去又は第三者への提供の停止(以下「開示等」といいます。)を請求される場合または苦情等のお申出につきましては、個人情報保護関連法に従い、適切に且つ合理的な範囲で速やかに対応します。

 

(1)個人情報の開示等の請求

①本人が請求する場合
開示等の求めを行う場合は、以下書類をご準備いただき、当社までお送りください。
・個人情報開示等申請書(当社様式)
・本人確認書類
 運転免許証、パスポートなどご本人の氏名、現住所を確認できる書類の写し。
 (本籍地は黒塗りなどマスキングしたもの)
尚、運転免許証、パスポートのいずれも所有しない場合は、別途検討の上、双方が認める本人確認書類を決定し、提出していただきます。

②代理人が請求する場合
開示等の求めを行う者が、法定代理人もしくは本人が委任した代理人である場合は、①の書類に加えてそれぞれ以下書類をお送りください。
・本人直筆署名捺印の委任状
・本人確認書類
 運転免許証、パスポートなどご本人の氏名、現住所を確認できる書類の写し。
 (本籍地は黒塗りなどマスキングしたもの)
 
開示等の請求があったときは、書面または電磁的記録の提供により開示します。但し、開示に多額の費用を要する場合等、本人から指定された方法による開示が困難な場合は、書面での開示となります。
また、次のような場合には法令などの定めに基づき、その全部または一部を開示しないことがあります。
 
①本人または第三者の生命、身体、財産その他の権利利益を害するおそれがある場合
②当社業務の適正な実施に著しい支障を及ぼすおそれがある場合
③他の法令等に違反することとなる場合

詳しくは、(個人情報に関するお問合せおよび相談窓口)まで、ご連絡ください。

 

(2)当社の個人情報の取扱いに関するお問合せおよび苦情の申出先

個人情報の取扱いに関するお問合せおよび苦情についてお申し出の場合は、以下書類をご準備いただき、当社までお送りください。

・「問合せ・相談受付処理票」(当社様式)
詳しくは、(個人情報に関するお問合せおよび相談窓口)まで、ご連絡ください。

 

5.個人情報に関するお問合せおよび相談窓口

〒103-0027
東京都中央区日本橋3-13-11 油脂工業会館2階
株式会社エムディシステム    経営企画部 個人情報に関するお問合せおよび相談窓口
Tel  : 03-3537-8022
Mail:mds-privacy@md-s.co.jp
※受付時間:平日 9:00~17:00(土日祝祭日年末年始を除く)
 
■認定個人情報保護団体について
当社は、認定個人情報保護団体である「一般財団法人日本情報経済社会推進協会」の対象事業者です。当社対応に対して疑問やご不満があり解決を必要とされる場合は、下記に直接ご連絡ください。

・苦情の解決の申出先
 一般財団法人日本情報経済社会推進協会 個人情報保護苦情相談室
・住所
 〒106-0032 東京都港区六本木1-9-9 六本木ファーストビル12F
・電話番号
 03-5860-7565
 0120-700-779

 

6.安全管理措置に関する事項

当社は、個人データについて、漏えい、滅失またはき損の防止等、その管理のために必要且つ適切な安全管理措置を講じます。また、個人データを取り扱う従業者や委託先に対して、必要且つ適切な監督を行います。
具体的な安全管理措置としては、以下のとおりです。

 

(1)基本方針の策定

個人データの適正な取扱いの確保のため、個人情報保護関係法令の遵守、質問および苦情処理の窓口等について本指針(個人情報保護方針)を策定しています。

 

(2)個人データの取扱いに係る規律の整備

取得、利用、保存、提供、削除・廃棄等の段階ごとに、取扱方法、責任者・担当者およびその任務等について、個人情報保護管理規程を策定しています。

 

(3)組織的安全管理措置

個人データの取扱いに関する責任者を設置するとともに、個人データを取り扱う従業者および当該従業者が取り扱う個人データの範囲を明確化し、個人情報保護法や個人情報保護管理規程に違反している事実または兆候を把握した場合の責任者への報告連絡体制を整備しています。
個人データの取扱状況について、定期的に自己点検を実施するとともに、他部署や外部の者による監査を実施しています。

 

(4)人的安全管理措置

個人データの取扱いに関する留意事項について、従業者に定期的な研修を実施しています。
個人データについての秘密保持に関する事項を就業規則に記載しています。

 

(5)物理的安全管理措置

個人データを取り扱う区域において、従業者の入退室管理および持ち込む機器等の制限を行うとともに、権限を有しない者による個人データの閲覧を防止する措置を実施しています。
個人データを取り扱う機器、電子媒体および書類等を管理するとともに、盗難または紛失等を防止するための措置を実施しています。

 

(6)技術的安全管理措置

アクセス制御を実施して、担当者および取り扱う個人情報データベース等の範囲を限定しています。
個人データを取り扱う情報システムを外部からの不正アクセスまたは不正ソフトウェアから保護する仕組みを導入しています。

 

(7)外的環境の把握

個人データの一部を含めた情報の保管についてクラウドサービス事業者に委託しており、これらの個人データは当該事業者の管理のもと日本国内で保管されています。